I-9 űrlap – munkavállalási űrlap követelményei

Amikor új munkahelyre vesznek fel valakit, az alkalmazottaknak igazolniuk kell, hogy törvényesen jogosultak az Egyesült Államokban való munkavégzésre. A munkáltató által biztosított új munkapapírok részeként az új alkalmazottnak ki kell töltenie az I-9 űrlapot. Ez az űrlap bevált módszere annak ellenőrzésére, hogy alkalmazottak megfelelnek-e az Egyesült Államokban történő munkavállalásra.

Mi az I-9 forma?

Amikor a munkáltatók új munkavállalókat vesznek fel, kötelesek igazolniuk minden új munkavállaló személyazonosságát és munkavállalhatóságát. A foglalkoztatási jogosultsági forma (I-9) az Egyesült Államok Állampolgársági és Bevándorlási Szolgálatának (USCIS) szektorának a Belbiztonsági Minisztérium (DHS) által létrehozott űrlapja, amelyet minden egyes, az Egyesült Államokban alkalmazott foglalkoztatottnak ki kell tölteni, amely igazolja a munkavállaló személyazonosságát, és látni engedi azt, hogy a munkavállaló jogosult-e munkavállalásra a vállalatnál. Győződjön meg arról, hogy az I-9 legújabb verzióját használja, amelyet 2017. július 17-én módosítottak.

A foglalkoztathatóság formanyomtatvány kitöltése

Minden új munkavállaló esetében a foglalkoztatási folyamat során ki kell tölteni a foglalkoztatási jogosultsági űrlapot (I-9). A munkáltatónak a foglalkoztatástól számított három napon belül ellenőriznie kell a munkavállaló jogosult-e a munkavégzésre és rendben vannak-e személyazonosító okmányai, és rögzítenie kell a dokumentumadatokat az I-9 nyomtatványon.

Azokat a munkáltatókat, akik nem töltetnek ki és nem használnak minden új munkavállalóhoz az I-9 nyomtatványokat, pénzbírsággal vagy más jogi következményekkel sújthatják a Munkaügyi Minisztériumtól. A munkavállalóknak nem fénymásolatokat, hanem eredeti dokumentumokat kell bemutatniuk, hogy igazolják, hogy törvényesen jogosultak az Egyesült Államokban történő munkavégzésre. Kivételként a munkavállaló bemutathatja a születési anyakönyvi kivonatának hiteles másolatát.

Az I-9 eredete

Az 1986. évi bevándorlási reformról és annak ellenőrzéséről szóló törvény (IRCA) az amerikai munkáltatókat jogilag felelősnek nyilvánította az új munkavállalók munkaviszonyának ellenőrzésében. Míg az I-9 formanyomtatvány önkéntesek vagy szerződéses alkalmazottak számára nem kötelező, a munkavállalási vízummal rendelkező külföldi állampolgároknak ki kell tölteniük az űrlapot.

Ha egy alkalmazott nem képes angolul olvasni vagy írni, akkor az űrlap lehetővé teszi, hogy a fordító vagy jogi előkészítő kitöltse az űrlapot a munkavállaló nevében. 2004 októberétől az I-9 űrlap ellenőrzési folyamata elektronikus úton is történhet.

A munka alkalmasságának igazolásához szükséges dokumentáció

Az alapvető személyes adatain kívül az I-9 űrlap kitöltésekor legalább az egyik jóváhagyott dokumentációs formanyomtatványt be kell mutatnia, amely igazolja személyazonosságát és az Egyesült Államokban való munkavégzésre való alkalmasságát. A dokumentáció általában valamilyen típusú fotóazonosítót tartalmaz. és az ország jogállásának megerősítése, és keresztellenőrzésként fogják felhasználni.

Elfogadható I-9 dokumentumok

Három dokumentumkategória létezik, amelyeket be lehet benyújtani. A munkavállalók kötelesek bemutatni az A. listából vagy a B. listából, valamint a C. listából az egyiket.

“A” lista (Azonosító és foglalkoztathatósági igazolást igazoló dokumentumok)

• Egyesült Államok útlevél
• Állandó tartózkodási kártya vagy idegen nyilvántartási igazolvány (I-551)
• Ideiglenes tartózkodási kártya (I-688)
• Munkavállalási engedély (I-766, I-688B vagy I-688A)
• Külföldi útlevél ideiglenes I-551 bélyegzővel
• Azoknak a külföldieknek, akik csak egy meghatározott munkáltatónál dolgoznak, az I-94. Formanyomtatványt igénylő külföldi útlevél, amely engedélyezi a munkavállalóval történő foglalkoztatást

“B” lista (csak személyazonosságot megállapító dokumentumok)

• Állami vagy külső fél által kiállított járművezetői engedély
• Állami vagy külső fél által kiállított személyi igazolvány
• Indián törzsi dokumentum
• Kanadai járművezetői engedély vagy fényképpel rendelkező személyi igazolvány (kanadai külföldiek számára, akik csak egy meghatározott munkáltató számára dolgozhatnak)
• Iskolai igazolvány egy fényképpel
• Szavazó regisztrációs kártyája
• Katonai kártya vagy nyilvántartás-tervezet
• Katonasággal összefüggő igazolvány

“C” lista (Csak a munkaviszonyra jogosultságot igazoló dokumentumok)

• Társadalombiztosítási számlaszám foglalkoztatási korlátozások nélkül
• Állami vagy önkormányzati hivatal által kiállított születési anyakönyvi kivonat eredeti vagy hiteles másolata
• Külföldön születés igazolása
• USA polgári személyi igazolvány
• Indián törzsi dokumentum
• I-94. Formanyomtatvány, amely engedélyezi ezzel a munkaadóval történő foglalkoztatást (külföldiek számára, akik csak egy meghatározott munkáltatónál dolgoznak)
• A külföldön született konzuli jelentés (FS-240 űrlap)

Mikor nem kell kitöltenem az I-9 űrlapot?

• 1986. november 6-án hozott törvény óta a legtöbb fizetett munkavállalónak I-9 nyomtatványokat kell benyújtania. Van néhány kivétel a szabály alól. Az elábbi esetekben nincs szüksége I-9 űrlapra:
• 1986. november 6-án vagy azt megelőzően kezdődött a foglalkoztatása a munkavállalónál, és továbbra is folytatják a foglalkoztatást azzal a reménytel, hogy a jövőben is a vállalkozásánál marad.
• Ha fel vagy véve magánszemélyekhez alkalmi otthoni munkára, például gyermekfelügyelet, dadáskodás vagy takarítás.
• Ha független vállalkozó vagy.
• Fizikailag nem dolgozol az Amerikai Egyesült Államokban.

Nincs I-9 dokumentáció?

Az a munkavállaló, aki a foglalkoztatás megkezdésétől számított három munkanapon belül nem nyújtja be a szükséges okmányt vagy a csere okmányát (elveszett, ellopott vagy megsemmisített dokumentumok esetén), felmondható. Az a munkavállaló, aki a csereokmány igazolását bemutatja, annak 90 nap áll rendelkezésére a csere okmányok bemutatására.

Ha szükséged van egy másolatra a dokumentációból, akkor azt online kérvényezheted.

I-9 (vissza)igazolási folyamata

Az Egyesült Államok állampolgárának I-9 nyomtatványai határozatlan ideig érvényesek, kivéve ha az éven túli foglalkoztatási rés jelentkezik. A munkavízummal rendelkező külföldi állampolgárokat, illetve a hallgatókat és a csere munkásokat minden egyes meghosszabbításkor meg kell vizsgálni az I-9-et, vagy a vízum lejárta után új munkavállalási engedélyt kell kiállítani.

Az I-9-es Formanyomtatványokat a munkaadónak meg kell őriznie a munkavállaló kezdési dátuma után három évig, vagy a munkaviszony megszűnése után egy évvel, attól függően, hogy melyik későbbi.

Megkülönböztetésellenes záradékok

Az I-9-ért felelős IRCA-jogszabályok megkülönböztetés-mentes záradékokat is tartalmaznak. Az IRCA értelmében akik az Egyesült Államok állampolgárai, állandó lakói és menedékkérők, akik törvényesen jogosultak az Egyesült Államokban törvényesen dolgozni, nem tagadhatják meg tőlük a munkafelvételt, illetve nem rúghatják ki őket eredetük vagy állampolgárságuk alapján.

Ezenkívül a munkáltatóknak el kell fogadniuk az említett dokumentumok bármelyikét az I-9 formanyomtatványhoz, feltéve, hogy a dokumentumok eredeti példányok vagy hiteles másolatok. Az IRCA minden olyan munkaadó számára kötelező, amelynek három vagy több alkalmazottja van.

Az I-9 információk munkaadó általi ellenőrzése

A munkáltatók online ellenőrizhetik az alkalmazottak I-9 adatait, hogy elkerüljék a bírságot vagy büntetést az E-Verify rendszer használatával.

Ez a szövetségi kormány által nyújtott online szolgáltatás, amely összehasonlítja a munkavállalói I-9. Formanyomtatvány (Foglalkoztatási jogosultság ellenőrzése) adatait az Egyesült Államok Belügybiztonsági és Szociális Biztonsági Igazgatóságának nyilvántartásaival, hogy igazolja a foglalkoztathatóságot.

A munkavállaló társadalombiztosítási száma szükséges az E-Verify segítségével történő ellenőrzéshez, és a rendszer nem használható fel a lejárt munkaviszony engedélyének újbóli ellenőrzésére.

Szankciók az illetéktelen munkavállalókat bérező alkalmazó munkaadók számára

Azokra a munkáltatókra, akik jogosulatlan munkavállalókat foglalkoztatnak, a helyzet súlyosságától függően munkavállalónként 250–5000 USD bírságot is kiszabhatnak.

Ha egy társaságot három vagy több ilyen kihágása van, a szankciók az illegális munkavállalónként 10 000 dollárra vagy annál magasabb összegre is rúghatnak. A munkáltatót pedig hat hónap börtönbüntetéssel is sújthatják.

A hamis dokumentumok elfogadása azt is eredményezheti, hogy a társaság az első kihágásért 375 és 3 200 USD közötti összeget fizet, és megduplázódik dokumentumonként további előfordulások esetén.

Végül a munkáltatókra bírságot szabhatnak ki vagy más büntetéseket szabhatnak ki rájuk, ha megkülönböztetik, elutasítják vagy megtorolják a munkavállalókat állampolgárság, születési hely szerint, illetve ha dokumentumcsalás esete forog fent.

A cikkben szereplő információk nem jogi tanácsok, és nem helyettesítik az ilyen tanácsokat. Az állami és szövetségi törvények gyakran változnak, és a cikkben szereplő információk nem feltétlenül tükrözik az Ön államának törvényeit vagy a törvény legutóbbi változásait.